校园电子签名指引
Adobe Sign是一种自助服务工具，它允许校园的指定成员创建和发送用于签名的电子文档. 使用Adobe Sign, 指定的员工可以上传一份电子文件，并将其发送出去签名. 使用每个收件人的校园帐户执行安全签名. 这些指导方针描述了在大学业务中使用Adobe Sign时的推荐做法，以及必须避免的做法，因为它们会给校园带来不必要的风险.
范围
本文档适用于使用带有Adobe Sign的基督教社会联盟DH帐户的任何人, 无论文件是在何处发起的(i.e. 在校内或校外)或从什么设备启动文件. 使用受限于这些要求和校园 用户负责的使用政策
目的
该标准的主要重点是鼓励适当和可接受地使用Adobe Sign企业资源, 符合南苏丹发展委员会的核心使命和机构优先事项.
指导原则
电子签名
- 合同:在华南理工大学签署的所有合同均以大学的合同为准 合同的权力. 请确保作为签名者添加到工作流的人员在其授权范围内操作 合同和协议.
- 学院院长和系主任必须有一份被授权签字的员工名单，以及每个人的授权范围.
- 信息安全办公室将对所有员工进行年度访问审查. Adobe Sign帐户申请人(院长/人力资源联络员/资源经理/辅助机构的IT联络员)应审查授权签署人名单，并确定对拥有Adobe Sign帐户的员工/教职员工的需求.
- 所有具有通过Adobe Sign发送文档能力的指定员工都应谨慎使用此特权! 我们建议在发送第一个文档之前查看校园知识库中的Adobe Sign文档.
形式:
- 表格所有权:每个校园表格(和相关流程)都由信息技术管理. 在未事先与IT部门确认之前，不要假定可以通过Adobe Sign处理表单. IT owns the forms; however, the content of the forms belongs to the respective department. 要更改表单，需要联系IT并提交更改请求.
工作流程:
- Adobe Sign用于路由和签署文档，不用于长期保存文档.
- 学院/院系必须按照文件保存政策保存完整执行的文件. 对于长期记录保留，首选使用Campus Enterprise Dropbox.
- 只有在授权工作流而不是实际签名的情况下，才批准签名的授权.
- Adobe Sign已被批准用于内部工作流程和电子签名收集. (目前没有其他形式的电子签名被批准用于大学业务.)如果某个部门希望与任何第三方供应商/签署者一起使用Adobe Sign, 在上传和发送文件之前，请联系合同和采购部门. 通过Adobe Sign发送文档时，获得第三方供应商的批准非常重要. 请在上传文件之前与供应商联系，以验证他们不要求文件具有“湿”签名.
签署者
- 任何被授权代表大学签署协议并选择通过Adobe sign签署协议的员工都必须使用您的基督教社会联盟DH用户名签署协议. 个人或非csudh Adobe Sign帐户不得用于代表大学签署协议.
- 签名者始终可以选择打印文档, “湿”签名，并返回给发件人一份硬拷贝, 而不是同意通过Adobe sign签署合同.
- 签字人不得将签字权委托给没有签字权的人. 以维护Adobe Sign和所有其他基督教社会联盟DH服务的安全性, 永远不要分享你的用户名和密码.
- 请将个人Adobe Sign帐户与基督教社会联盟DH颁发的Adobe Sign官方帐户分开. 通过您的基督教社会联盟DH电子邮件地址和您的基督教社会联盟DH密码可以访问基督教社会联盟DH的Adobe Sign帐户.
- 使用Adobe Sign的电子签名是具有法律约束力的签名.
- 在大学的 合同签署机构, 执行合同的大学官员负责维护完全执行的合同, 包括所有附件, 以符合大学记录保留政策的方式. 执行合同的大学官员还负责维护通过Adobe Sign获得的任何电子签名的记录. 这些记录必须在Adobe Sign之外保存. 大学将在90天后清除所有完整的文件. Adobe Sign用于执行路由和签名，而不是用于长期保存文档. 员工可以使用Campus Dropbox存档您签署的表格和文件.
发送方
- Adobe Sign发送者必须在通过Adobe Sign发送文档之前审查培训.
- 通过Adobe Sign创建简单工作流时, 发件人有责任核实与学校事务有关的合同或货币协议的所有签署人都有签署权.
数据保留
只要您的Adobe Sign帐户处于活动状态, 您帐户中未发送的文档将无限期地存储在Adobe Sign中. 完成的文件将在完成日期后保存90天, 然后他们会被从系统中移除.
建议您下载并保存文档到校园Dropbox. 一旦信封被移动到已删除的文件夹, 它们在当天午夜被清除，无法恢复.
合法性
在讨论电子签名时，有两个常用术语:
- 签名是一个人在电子交易中证明其意图的过程.
- 数字签名是包含与电子签名相关的关键细节的加密技术. (证书颁发机构服务目前不可用.)
在基督教社会联盟DH, 电子签名是具有法律约束力的记录，而数字签名是帮助验证交易真实性的基础技术. 看到 什么是电子签名? 由加州州务卿定义.
基督教社会联盟的免责声明必须提交给校园顾问批准并张贴.
根据加州法律, “电子签名”是指电子声音, 象征, 或附属于或逻辑上与电子纪录相关联，并由意图签署该电子纪录的人执行或采用的程序. 统一电子交易法(UETA)授权在加利福尼亚州各方之间的交易和合同中使用电子签名, 包括一个政府机构. 目前使用的最常见的电子签名形式之一是每年数百万人在纳税申报表上签名. 国务大臣通过的数字签名法规不适用于电子签名的定义或使用，因为它们受UETA(民法典第1633条)的管辖.1 - 1633.17).
一级数据
Adobe Sign未被批准用于1级数据. 为了限制大学的责任，所有完成的文档将在完成后90天从Adobe Sign服务器中清除. 路由完成后，您仍然需要负责地将完成的文件安全地存放在校园内.
基督教社会联盟电子和数字签名政策
基督教社会联盟电子和数字签名标准与程序，8100.S01
犯罪现场组多明格斯山行政政策电子签名要求
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