International Travel

Faculty & Faculty Led Student Travel Approval Process

  1. Traveler – Submit travel application in Concur. Attach the International Travel Authorization form 以及证明文件(旅行的目的), lodging and transport details, conference facility details, etc.). If faculty led student travel, 在“同意旅行”中附上以下旅行学生名单, the students Release of Liability form and the students International Travel Authorization form. 所有字段必须填写，包括所有签名和日期.
  2. College ARM/Division Fiscal Officer -学院财务总监或部门财务主管审核并批准旅行申请.
  3. Traveler’s Supervisor -差旅主管在Concur中审核并批准差旅申请.
  4. Accounts Payable 应付帐款审核并批准出差申请.
  5. Risk Management -对目的地国家进行风险评估. Reviews U.S. 国务院对目的地国家的旅游建议. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. Provides travelers a health & safety orientation prior to departure. 审核申请的完整性和准确性，如果未被批准，将包退还给旅行者. 风险管理部门将批准或拒绝旅行请求.
  6. Senior International Officer (SIO) – Campus SIO at the College of Continuing & 如果目的地被认为是安全的，专业教育(CCPE)会批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性. SIO将批准或拒绝旅行请求.
  7. Provost -大学教务长审核商务旅行申请, alignment with campus mission, budget, SIO和风险管理建议以及学院院长解释延迟提交的备忘录(如果适用). Approves or declines travel in Concur.
  8. President -校园校长审查事先批准和其他适当的标准. 总统同意或拒绝旅行请求.
  9. Risk Management -风险管理部将在收到批准的旅行包后为旅行者安排保险. 每位旅客将收到一张旅行保险卡. Travelers are required to take the health & safety orientation prior to departure.

交换学生/辅助员工旅行审批程序

  1. Traveler– Submit Travel Request form (if applicable) & International Travel Authorization form. 对于托罗辅助合作伙伴(TAP)的费用旅行，完成 Travel Request form. 附上旅行申请的证明文件-旅行的目的, lodging and transport details, conference facility details, etc. 所有字段必须填写，包括所有签名和日期. 将所有旅行文件合并成一个PDF文件，并以旅行者的姓和名命名. 报学院行政或学部批准处理.
  2. College/Division -学院院长审核并批准差旅申请.
  3. Study Abroad Office 审核申请表的完整性和准确性，批准或将申请表退还给学院. 如果批准，旅行包将转发给风险管理部门. *辅助员工的流程相同，用差旅主管代替第三步.
  4. Risk Management -对目的地国家进行风险评估，包括SIO将审查的因素. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. Provides travelers a health & 出发前的安全指导，如果这是他们批准的条件. 审核申请的完整性和准确性, 如未经批准，将包退还给学院/部门的国际旅行协调员.
  5. Senior International Officer (SIO) – Reviews U.S. 国务院对目的地国家的旅行建议，如果目的地被认为是安全的，则批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性, 如果未经批准，将数据包返回给风险管理部门.
  6. Provost-大学教务长审核商务旅行申请, alignment with campus mission, budget, SIO和风险管理建议以及学院院长解释延迟提交的备忘录(如果适用). Approves or declines travel.
  7. President -校园校长审查事先的批准和其他适当的标准，批准或拒绝旅行.
  8. Office of the Provost – Notifies the traveler and other approvers, via e-mail, 学校校长最终批准旅行申请.
  9. Risk Management -风险管理部将在收到教务长办公室批准的旅行包后为旅行者安排保险. 保险旅行卡将通过电子邮件发送给每位旅行者. Travelers are required to take a health & safety orientation prior to departure.

Non-Faculty Employee Travel Approval Process

  1. Traveler – Submit travel application in Concur. Attach the International Travel Authorization form 以及任何证明文件(旅行目的), lodging and transport details, conference facility details, etc). 所有字段必须填写，包括所有签名和日期.
  2. Division Fiscal Officer -部门财务官审核并批准出差申请.
  3. Traveler’s Supervisor -差旅主管在Concur中审核并批准差旅申请.
  4. Accounts Payable 应付帐款审核并批准出差申请.
  5. Risk Management -对目的地国家进行风险评估. Reviews U.S. 国务院对目的地国家的旅游建议. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. Provides travelers a health & safety orientation prior to departure. 审核申请的完整性和准确性，如果未被批准，将包退还给旅行者. 风险管理部门将批准或拒绝旅行请求.
  6. Senior International Officer (SIO) - Campus SIO at the College of Continuing & 如果目的地被认为是安全的，专业教育(CCPE)会批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性. SIO将批准或拒绝旅行请求.
  7. Division VP 部门副总裁审核并批准出差申请.
  8. Presiden校园校长审查先前的批准和其他适当的标准. 总统同意或拒绝旅行请求.
  9. Risk Management -风险管理部将在收到批准的旅行包后为旅行者安排保险. 每位旅客将收到一张旅行保险卡. Travelers are required to take the health & safety orientation prior to departure.

    Key Points

      • 国际旅行申请表必须在旅行者出发日期前至少30天由风险管理部门收到. 30天的窗口从风险管理收到旅行数据包开始，而不是从旅行者在Concur中提交请求开始. 学院/部门可能需要额外的时间来确保及时提交符合30天的窗口. 所有例外情况必须通过学院院长向教务长提交的备忘录提出申请. Approval of the exception memo is not guaranteed.
      • 不完整的旅行表格将退还给申请人.
      • 交换学生旅游及辅助员工旅游, 教务长办公室应在校园校长批准旅行的通知上复制以下地区/个人:旅行者, the college ARM/division fiscal officer, college Dean, Hamoud Salhi (SIO), Larry Kimaara & Janki Bhakta (Risk Management), 奥蒙德·拉克(签证和移民国际协调员), Racheal Wangui (Study Abroad Advisor), the college international travel contact, & Susan Sanders (President’s Office). 该通知确保所有各方在批准状态和发送给旅行者和大学的日期方面保持一致. Approved travel forms should be submitted to travel@basilinfracon.com to receive a TO/TI number. 这是国际交换学生旅行和国际辅助员工旅行的要求.

    Questions? Please email Risk Management at riskmanagement@basilinfracon.com or call (310) 243-3867.